A muchos dueños de empresas propias les pasa que no se pueden ir de vacaciones por falta de un buen proceso o sistema de negocios. A un mecánico experimentado lo buscan por ser muy bueno en su campo, pero solo él puede arreglar los coches de esa forma. A la estilista que solo ella corta el cabello con tal estilo, no puede darse un respiro porque no hay otra persona que lo haga con la misma calidad. Es en este punto en el cual se necesita lo que se llama «sistematización«. Aplicar un sistema que ayude a poner el negocio en piloto automático para poder irse de vacaciones y gozar del dinero que se gana con tanto esfuerzo y no temer a que los ingresos dejen de percibirse ni que el trabajo deje de hacerse con la misma efectividad y calidad.
Es necesario crear un proceso documentado y muy bien detallado. Un sistema de fama mundial que funciona es el de «Mcdonald´s». Tal vez el producto no sea el mejor del mundo pero es efectivo. Un grupo de personas se encargan de ciertas actividades, como cocinar la carne. Otros parten la cebolla y la lechuga, Otros fríen las papas, y otro grupo arma todos los componentes. Este sistema está muy bien documentado y el nuevo empleado debe aprenderlo y aplicarlo al pie de la letra.
Muchas personas piden ayuda para poder crear negocios en los cuales no se exija su presencia. Los pasos básicos para crear un sistema para negocios pequeños en piloto automático, es la siguiente:
- Listar todas las actividades que lleva crear o preparar el producto.
- Describir con todo detalle el proceso de cada actividad.
- Sincronizar todas las actividades, una tras de la otra.
- Enumerar los recursos que se necesitan.
- A cada actividad adherir los recursos. Listar números de teléfono a quién llamar.
- Apuntar en cada actividad aquellos casos diferentes que se puedan presentar y cuya acción será distinta y se aplique un método diferente.
- Imprimir el sistema.
- Probar el sistema y hacer las correcciones.
Todo debe estar muy bien documentado. La idea es que el sistema pueda ser entendido y seguido por cualquier empleado. Hay que lograr que el sistema funcione de forma armónica, con orden y rápidamente. Un sistema que sea funcional y que solo necesite de un monitoreo y supervisión constante, y que inclusive la supervisión pueda ser delegada a otra persona. Los parámetros de la supervisión deben estar muy bien documentados.
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